АНО ДПО «Центральный многопрофильный институт»

Утверждаю

Ректор АНО ДПО

«Центральный многопрофильный институт»

А.Х. Тамбиев

01.09.2016 г.

Должностная инструкция
делопроизводителя

г.Москва, 2016г.
1. Общие положения

1.1. Делопроизводитель относится к категории служащих и непосредственно подчиняется ректору
1.2. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом ректора].
1.3. Требования к квалификации: среднее профессиональное образование (программы подготовки специалистов среднего звена) или среднее профессиональное образование (непрофильное) (программы подготовки специалистов среднего звена) и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности, без предъявления требований к опыту практической работы.
1.4. Делопроизводитель должен знать:
- нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;
- структуру организации, руководство структурных подразделений;
- современные информационные технологии работы с документами;
- порядок работы с документами;
- схемы документооборота;
- системы скоростного письма;
- правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
- правила организации и формы контроля исполнения документов в организации;
- типовые сроки исполнения документов;
- принципы работы со сроковой картотекой;
- назначение и технологию текущего и предупредительного контроля;
- правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
- правила документационного обеспечения деятельности организации;
- виды документов, их назначение;
- требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами;
- правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;
- правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации;
- системы электронного документооборота;
- правила и сроки отправки исходящих документов;
- требования охраны труда;
- виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления;
- правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией;
- порядок формирования и оформления дел, специфику формирования отдельных категорий дел;
- правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;
- правила выдачи и использования документов из сформированных дел;
- критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них;
- порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов;
- порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии;
- правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии;
- правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению;
- правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного хранения;
- правила составления описи дел постоянного и временного хранения в соответствии с нормативно-методическими документами;
- правила передачи дел в архив организации.

2. Должностные обязанности

На делопроизводителя возлагаются следующие должностные обязанности:
2.1. Прием и первичная обработка входящих документов.
2.2. Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые.
2.3. Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем.
2.4. Регистрация входящих документов.
2.5. Организация доставки документов исполнителям.
2.6. Ведение базы данных документов организации.
2.7. Ведение информационно-справочной работы.
2.8. Обработка и отправка исходящих документов.
2.9. Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.
2.10. Контроль исполнения документов в организации.
2.11. Разработка номенклатуры дел организации.
2.12. Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения.
2.13. Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения.
2.14. Формирование дел.
2.15. Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела.
2.16. Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о передаче на уничтожение документов, не подлежащих хранению.
2.17. Составление внутренней описи дел для особо ценных документов.
2.18. Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения.
2.19. Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения.
2.20. Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения.
2.21. Передача дел в архив организации.
2.22. [Другие должностные обязанности].

3. Права

Делопроизводитель имеет право:
3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии.
3.2. Запрашивать лично или по поручению руководства от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.3. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы.
3.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающимися его деятельности.
3.5. Требовать создания нормальных условий для выполнения должностных обязанностей.
3.6. Повышать свою профессиональную квалификацию.
3.7. [Иные права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации].

4. Ответственность

Делопроизводитель несет ответственность:
4.1. За неисполнение, ненадлежащее исполнение обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, - в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба работодателю - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.